تجهیز سالن اجتماعات

شاید شما هم بخاطر شغل یا رشته تحصیلی یا علاقه به موضوع خاصی در همایش و کنفرانس ها و … که به کنگره، نشست، میزگرد و … هم معروف هستند شرکت کرده باشید. این همایش ها و کنفرانس ها در سالن اجتماعات برگزار می شود. اگرچه شاید این نشست ها تفاوت هایی با هم داشته باشند و موضوعات مختلفی را در بر بگیرند اما گردهمایی شما در این سالن انجام می گیرد. ما در این مطلب از سینا آرا قصد داریم بررسی کنیم که چه تجهیزاتی در این سالن ها استفاده می شود و به بررسی موارد این چنینی بپردازیم؛ پس در ادامه همراه ما باشید تا جزییات بیشتری در رابطه با تجهیز سالن اجتماعات ارائه کنیم .

سالن اجتماعات چیست و چرا اهمیت دارد؟

سالن اجتماعات جایی است که در آن   جلسات، ارائه ها و مذاکرات برگزار می شود. یک سالن اجتماعات، مکانی است که در آن ایده ها ردوبدل شده و تصمیم گیری های مهم گرفته می شود و همکاری بین اعضا صورت می گیرد.   کیفیت تجهیزاتی که در سالن اجتماعات استفاده می شود سبب می شود کیفیت جلسات تعیین شود. بالطبع تجهیزات باکیفیت به بهبود کیفیت جلسات منجر می شود.

تجهیز سالن اجتماعات

مزایای داشتن یک سالن اجتماعات مجهز

از مزایای داشتن یک سالن اجتماعات مجهز عبارت است از:

• افزایش بهره وری: یک سالن اجتماعات خوب سبب می شود تمرکز و بهره وری شرکت کنندگان افزایش یابد.
• بهبود ارتباطات: وقتی در این سالن ها از طراحی مناسب و تجهیزات صوتی و تصویری باکیفیت استفاده شود بین افراد ارتباط بهتری صورت می گیرد.
• حفظ وجهه حرفه ای سازمان: یک سالن شیک و مجهز سبب می شود تصویری حرفه ای از سازمان شما در ذهن شرکت کنندگان و مشتریان شکل بگیرد.
• تقویت روحیه همکاری: وقتی از این فضا برای برگزاری جلسات استفاده شود روحیه همکاری و تعامل بین اعضا و شرکت کنندگان تقویت می شود.

معرفی مهم ترین تجهیزات سالن اجتماعات

در تجهیز سالن اجتماعات موارد زیر اهمیت بسیاری دارند:

سیستم صوتی

در یک همایش یا کنفرانس، کیفیت صدا بسیار مهم است و یکی از مهم ترین عوامل در موفقیت آن جلسه یا همایش محسوب می شود. طراحی تجهیزات صوتی باید به گونه ای انجام شوند که صدای سخنران واضح و بدون نویز به گوش تمام شرکت کنندگان برسد. از جمله تجهیزات صوتی این سالن ها می توان به موارد زیر اشاره کرد:

میکروفن کنفرانس

در سالن اجتماعات، کیفیت صدا و وضوح آن، نقش مهمی در جلب و رضایت مخاطب ایفا می کند. بیشتر میکروفن های مورد استفاده در این مکان ها به صورت رومیزی هستند. هنگام انتخاب یک میکروفون رومیزی  توجه به مواردی همچون نویزگیر و قابلیت جابه جایی آن ضرورت دارد. همچنین در مورد زیبایی شناسی میکروفن می توان گفت که انتخاب میکروفن مناسب می تواند جلوه شیک و رسمی به سالن ببخشد.

بلندگوها

بلندگوهایی که برای این سالن ها در نظرگرفته می شوند باید کیفیت بالایی داشته و با اندازه سالن مطابقت داشته باشند. نصب بلندگوها باید به گونه ای باشد که صدا به خوبی در تمام نقاط سالن به گوش حضار برسد.

میکسری

برای اینکه صدا کنترل شده و تنظیمات مختلف انجام شود لازم است  میکسرهای صوتی هم وجود داشته باشند. این دستگاه ها این امکان را برای کاربران فراهم می کنند تا بتوانند به مدیریت صدای میکروفون ها و منابع صوتی دیگر بپردازند.

تجهیزات تصویری در سالن کنفرانس

تجهیزات تصویری هم یکی دیگر از تجهیزات مهم برای همایش ها و سخنرانی ها در سالن اجتماعات می باشد . این تجهیزات کمک می کنند محتوا و اطلاعات آن جلسه بهتر به دیگران منتقل شود و در جلب توجه شرکت کنندگان موثر باشد. این تجهیزات عبارت است از:

معرفی مهم ترین تجهیزات سالن اجتماعات

نمایشگر سالن

نمایشگر سالن یکی از اصلی ترین و ضروری ترین تجهیزات سالن اجتماعات به شمار می رود. وقتی از یک مانیتور و نمایشگر استفاده شود محیط کاری شما جلوه خاص و زیبایی پیدا می کند. از طرف دیگر استفاده از یک مانیتور دیواری باکیفیت در به نمایش گذاشتن و اجرای عالی کنفرانس کمک می کند.

ویدئو پروژکتور

جلسات و کنفرانس های کوچک به نمایشگر نیاز دارد اما اگر قرار باشد در کنفرانس  و جلسات، افراد بیشتری شرکت کنند باید از ویدئو پروژکتور یا ویدئو وال استفاده شود. اگر از پروژکتورهای نسل جدید و امروزی استفاده شود چون این دستگاه ها امکانات پیشرفته ای دارند به شما کمک می کنند که جلسات خوبی برگزار کنید . این پروژکتورها به گونه ای هستند که در زمان استفاده نیازی نیست محیط تاریک شود و به راحتی امکان کنترل پرده وجود دارد و شما می توانید به آسانی آن را بالا و پایین کنید.

دوربین

دوربین کنفرانس هم یکی از تجهیزات مهم و ضروری در این سالن ها تلقی می شود. به کمک این دوربین ها رویدادها ثبت شده و مطالب مهم ارائه شده در جلسات، حفظ می شود. این دوربین ها معمولا پایه دار هستند و بدون اینکه به یک فیلم بردار نیاز داشته باشند به صورت خودکار تصویربرداری می کنند که به آن “اتوترک” می گویند.

سیستم  های روشنایی در سالن کنفرانس

اگر نورپردازی در این سالن مناسب باشد علاوه بر ایجاد جو مناسب به کیفیت ارائه ها نیزکمک می کند.

در سیستم های روشنایی موارد زیر اهمیت دارند:

نورپردازی عمومی

در نورپردازی عمومی باید نور به اندازه کافی موجود باشد و تمام سالن روشن شود. برای این بخش می توان از لامپ های LED و تکنولوژی های مدرن کمک گرفت.

نورپردازی متمرکز

نورپردازی متمرکز برای تأکید بر سخنران یا محتوای ارائه شده استفاده می شود. برای تامین این نوع نور، استفاده از لامپ های قابل تنظیم و چراغ های نقطه ای مناسب است.

کنترل نور

سیستم های کنترل نور این امکان را برای افراد فراهم می کنند تا به تنظیم روشنایی سالن بر اساس نیازها و شرایط مختلف بپردازند.

مبلمان و چیدمان سالن

اگر مبلمان مناسب برای سالن ها انتخاب شده و به خوبی چیده شوند، کاربران احساس راحتی بیشتری خواهند کرد. این تجهیزات شامل موارد زیر می شوند:

صندلی

صندلی ها باید از نوع ارگونومیک باشند . استفاده از صندلی های ارگونومیک و راحت سبب می شود شرکت کنندگان در جلسات ط ولانی زود خسته نشوند و احساس راحتی بیشتری کنند.

سیستم  های روشنایی در سالن کنفرانس

میز

این میزها که برای نوشتن و قرار دادن تجهیزات صوتی و تصویری در نظر گرفته می شوند میزهای ثابت یا قابل تنظیم هستند.

چیدمان سالن

نوع چیدمان سالن باید با توجه به نوع جلسه یا همایش انتخاب شود. برای همایش ها استفاده از چیدمان تئاتری توصیه می شود و در جلسات آموزشی بهتر است چیدمان کلاسی استفاده شود.

تجهیزات اتصال و شبکه

امروزه یکی از تجهیزات ضروری در سالن اجتماعات اتصال به اینترنت و استفاده از فناوری های ارتباطی است. این تجهیزات می تواند موارد زیر را شامل شود:

پریزهای برق و USB

وقتی پریزهای برق کافی و درگاه های USB در نقاط مختلف سالن وجود داشته باشد، شرکت کنندگان می توانند به راحتی در صورت نیاز به شارژ دستگاه های خود بپردازند.

اینترنت بی سیم

وقتی در این سالن ها یک شبکه اینترنت بی سیم سریع و مطمئن ارایه شود شرکت کنندگان به راحتی از اینترنت استفاده می کنند. این شبکه باید بتواند از چندین کاربر پشتیبانی کند.

سیستم  های نمایش محتوا

وجود سیستم های نمایش محتوا در این سالن ها سبب می شود کاربران بتوانند به راحتی به انتقال محتوای خود از دستگاه های شخصی به سیستم های سالن بپردازند.

سیستم  های کنترل و مدیریت در سالن

سیستم  های کنترل و مدیریت در سالن

برای مدیریت بهتر تجهیزات مورد نیاز در سالن به سیستم های کنترلی نیاز است. این سیستم ها عبارتند از:

کنترل مرکزی

وجود یک سیستم کنترل مرکزی برای مدیریت تجهیزات صوتی، تصویری و نورپردازی اهمیت زیادی دارد. با این سیستم کاربر به راحتی می تواند به سوییچ بین تجهیزات مختلف بپردازد.

سیستم  های صوتی و تصویری هوشمند

سیستم های صوتی و تصویری هوشمند سبب می شوند به صورت اتوماتیک، تنظیمات مختلف با توجه به نیاز کاربران انجام گیرد. به این ترتیب کاربران تجربه بهتری را کسب می کنند.

تجهیزات ایمنی و امنیتی سالن

تجهیزات ایمنی و امنیتی در سالن هم یکی دیگر از تجهیزاتی است که باید در   سالن اجتماعات به آن اهمیت داده شود . از جمله تجهیزات ایمنی می توان موارد زیر را نام برد:

دوربین  های مداربسته

دوربین های مداربسته در دو مدل آنالوگ و تحت شبکه عرضه می شوند. در سالن اجتماعات به علت امکان بزرگنمایی تصویر بیشتر از مدل تحت شبکه استفاده می شود. به کمک این دوربین ها، ایمنی سالن و شرکت کنندگان نظارت و تامین می شود. این دوربین ها در یک جای ثابت نصب شده و رویدادها را ضبط می کنند.

سیستم  های اعلان حریق

سیستم های اعلان حریق و آتش سوزی یکی دیگر از تجهیزات ضروری برای سالن اجتماعات محسوب می شود. اگر آتش سوزی اتفاق بیفتد این سیستم ها به کمک هشداردهنده های خود، افراد و ساکنان دیگر را مطلع می کند تا در اسرع وقت از ساختمان خارج شوند.

تجهیزات ایمنی و امنیتی سالن

درهای خروج اضطراری

وجود درها و مسیرهای خروج اضطراری در سالن اجتماعات ضرورت دارد؛ چرا که اگر حادثه ای در ساختمان رخ دهد این امکان فراهم باشد که افراد از آن خارج شوند. این درب ها باید علامت گذاری شده و به وسیله چراغ روشنایی ایمنی مشخص شده باشند و افراد بتوانند به راحتی به آن دسترسی پیدا کنند.

سیستم  های تهویه مطبوع سالن کنفرانس

برای اینکه سالن اجتماعات برای کاربران و شرکت کنندگان راحت باشد باید دمای مناسب داشته و هوای آن مطبوع و باکیفیت باشد. از تجهیزات تهویه مطبوع عبارتند از:

سیستم های گرمایشی و سرمایشی

به کمک این سیستم ها دمای سالن در همه فصول سال مطلوب می شود. طبق استانداردهای ASHRAE دمایی که برای محیط مناسب است باید  بین 21.1 تا 24.4 درجه سانتی گراد بوده و رطوبت نسبی نیز نباید بیشتر از ۶۵ درصد باشد.

فیلترهای هوای با کیفیت

در سالن اجتماعات از فیلترهای باکیفیت برای تهویه مطبوع استفاده می شود و با گرفتن کربن دی اکسید، کیفیت هوای داخل سالن بهبود می یابد

تجهیزات جانبی سالن کنفرانس

تجهیزات جانبی دیگری نیز لازم است که در این سالن ها استفاده شود که به داشتن تجربه بهتر کمک می کند. از جمله برخی از آنها عبارت است از:

• تخته های سفید و تخته های نوری: از این ابزار برای نوشتن نکات و ارائه ایده ها استفاده می کنند.
• لوازم التحریر: وجود لوازم التحریر همچون خودکار، کاغذ و مواد آموزشی در این سالن ها ضروری است.
• سیستم های نظرسنجی و بازخورد: این سیستم ها به مدیران رویداد کمک می کنند تا بتوانند به جمع آوری بازخورد شرکت کنندگان پرداخته و به بهبود کیفیت رویدادها کمک کنند.

تجهیزات جانبی سالن کنفرانس

تجهیزات آموزشی و فناوری  های نوین

امروزه در سالن های اجتماعات از فناوری های نوین به طور فزاینده ای استفاده می شود که کمک می کند فرایند یادگیری و ارائه محتوا به خوبی حاصل شود. برخی از این تجهیزات شامل موارد زیر می شوند:

• تکنولوژی های واقعیت افزوده و مجازی: استفاده از این فناوری ها به ارائه دهندگان کمک می کنند تا شرکت کنندگان تجربه های تعاملی جذابی پیدا کنند. استفاده از عینک های واقعیت مجازی یا برنامه های واقعیت افزوده کمک می کند موفقیت بیشتری در آموزش و ارائه محتوا کسب شود.
• تابلوهای هوشمند: استفاده از این تابلوها به سخنرانان کمک می کند تا بتوانند به راحتی با نشان دادن محتوای دیجیتال با شرکت کنندگان تعامل و ارتباط برقرار نمایند.
• سیستم های رأی گیری آنلاین: وجود سیستم های رای گیری آنلاین امکانی برای شرکت کنندگان فراهم می کند تا در جلسات بتوانند با رای دادن به سوالات، به سرعت نظر خود را اعلام نمایند. این ویژگی سبب می شود  تعامل و انگیزه در میان شرکت کنندگان افزایش یابد.

سخن پایانی

در سالن اجتماعات از تجهیزات مختلفی استفاده می شود. استفاده از تجهیزات باکیفیت نقش مهمی در برگزاری همایش ها وکنفرانس ها دارد. ما در این مطلب از سینا آرا سعی کردیم در مورد تجهیز سالن اجتماعات صحبت کنیم. شما باید متناسب با فضای مورد نظر و بودجه خود تجهیزاتی که ذکر کردیم را برای این سالن ها تهیه کنید.  درصورت مواجهه با سوال یا ابهام در این زمینه همکاران ما اماده هستند به سوالات و ابهامات شما پاسخ دهند.