همه آنچه برای یک همایش حرفه ای نیاز دارید

برای برگزاری همایش  حرفه ای نیاز است سالن همایش تجهیزات ویژه ای داشته باشد. یک سالن مجهز و استاندارد می تواند روی کیفیت برگزاری همایش تاثیر خوبی داشته باشد. وقتی از تجهیزات مناسب استفاده کنید علاوه بر جلب رضایت شرکت کنندگان به افزایش اعتبار سازمانی خود کمک می کنید. در این سالن ها باید به چند بخش اساسی مانند سیستم صوتی، سیستم تهویه، نورپردازی و صندلی های استاندارد  توجه شود. هر کدام از آنها از اهمیت خاصی برخوردار هستند. در ادامه با سینا آرا همراه ما باشید تا اطلاعات بیشتری در این زمینه ارایه کنیم.

تجهیزات مورد نیاز برای برگزاری همایش حرفه ای

برای یک همایش حرفه  ای باید محیط مناسبی فراهم شود و تجهیزات مختلفی هم در ان جای داده شود. برای انتخاب آنها و اجرای طراحی آن هم به تخصص و مهارت نیاز است.  از جمله موارد مهمی که نیاز است برای همایش حرفه ای فراهم کنید عبارتند از:

تجهیزات مورد نیاز برای برگزاری همایش حرفه ای

مکان مناسب سالن همایش

یکی از تصمیمات مهم برای سالن همایش انتخاب مکان مناسب است.  دسترسی مکان همایش برای مهمانان باید راحت باشد و در محلی باشد که بتوان خودرو را پارک کرد و به وسایل نقلیه عمومی دسترسی آسانی داشت. ابعاد سالن نیز باید به اندازه ای باشد که ظرفیت پذیرش جمعیت مورد نظر را داشته باشد. همچنین باید فضایی برای پذیرایی و استراحت مهمانان در نظر بگیرید. یکی دیگر از موارد مهم این است که سازه ساختمان از لحاظ عایق صوتی و تحمل بار تجهیزات سالن بررسی شود.

بیشتر بخوانید:

معرفی بزرگترین سالن های همایش دنیا

هرچه که باید درمورد جدیدترین تجهیزات سالن همایش 2025 بدانید

معرفی بزرگترین همایش های اداری جهان

طراحی داخلی و دکوراسیون

برای اینکه فضای جذاب و کاربردی ایجاد شود طراحی داخلی سالن همایش اهمیت زیادی دارد. رنگ  دیوارها، سقف و کف باید مطابق با هدف سالن باشد. برای ایجاد فضای دلنشین تر استفاده از عناصر دکوراتیو مانند پرده های مناسب، گل آرایی و تابلوهای هنری می تواند مفید باشد. برای طراحی ورودی سالن باید به گونه ای برنامه ریزی شود که بتوان به راحتی مهمانان را ثبت نام و پذیرش کرد. اگر در طراحی سالن از مصالح باکیفیت استفاده شود علاوه بر افزایش عمر مفید آن می توان در هزینه های نگهداری صرفه جویی کرد.

انتخاب و نصب سیستم صوتی و تصویری حرفه ای

به عنوان یکی دیگر از موارد مهم سالن همایش می توان به انتخاب و نصب سیستم صوتی و تصویری مناسب اشاره کرد. این سیستم باید کل سالن را تحت پوشش قرار دهد و بتواند صدای باکیفیتی را در اختیار حضار قرار دهد. از اجزای سیستم صوتی می توان میکروفون های بی سیم و رومیزی با کیفیت، آمپلی فایرهای قدرتمند، بلندگوهای حرفه ای و میکسرهای صوتی را نام برد.  برای سیستم تصویری هم باید از ویدئو پروژکتورهایی که وضوح تصویر بالایی دارند، پرده های نمایش بزرگ، مانیتورهای اطلاع رسانی و سیستم های کنترل مرکزی تصویر استفاده کرد.

انتخاب و نصب سیستم صوتی و تصویری حرفه ای

روشنایی و نورپردازی سالن آمفی تئاتر

اگر نورپردازی سالن همایش مناسب باشد روی کیفیت برگزاری مراسم هم تاثیر مثبت دارد. سیستم روشنایی باید به گونه ای باشد که بتواند شدت نور متناسب با نوع برنامه را تنظیم کند. نورهای متمرکز جایگاه سخنران را روشن کرده و با نورهای عمومی کل سالن روشن می شود. با نورپردازی دکوراتیو فضا زیباتر می شود. در سیستم کنترل روشنایی باید امکانی فراهم شود گروهی از چراغ ها خاموش یا روشن شوند. استفاده از سیستم روشنایی اضطراری برای شرایط اضطراری لازم است. به این ترتیب وقتی از تجهیزات سالن همایش با کیفیت در بخش نورپردازی استفاده شود در مصرف انرژی صرفه جویی می شود.

صندلی ها و چیدمان فضا

یکی دیگر از موارد مهم برای برگزاری همایش حرفه ای، انتخاب صندلی های مناسب و چیدمان درست آن ها می باشد. صندلی ها باید راحت و بادوام بوده و با فضای سالن تناسب داشته باشند. بین ردیف ها باید به اندازه کافی فضای خالی وجود داشته باشد تا رفت وآمد راحت باشد. در سالن های بزرگ باید از صندلی های پله ای یا شیب دار استفاده شود تا مخاطبان بهتر بتوانند سخنرانان را ببینند. صندلی ها را می توان متناسب با نوع همایش به شکل های مختلف مانند کلاسی، تئاتری، U شکل یا دایره ای چیدمان کرد.

امکانات جانبی

برای افزایش کیفیت برگزاری همایش و کنفرانس باید از امکانات جانبی خاصی بهره برد. این امکانات شامل موارد مختلفی می شود. از جمله آنها می توان به سیستم های ترجمه همزمان، اتاق VIP برای استراحت سخنرانان، فضای نمایشگاهی برای ارائه محصولات، تجهیزات ضبط صدا و تصویر، سیستم های رأی گیری الکترونیک و اینترنت پرسرعت،

سیستم اعلام عمومی و تابلوهای راهنما و … اشاره کرد.  همچنین برای افزایش کیفیت همایش لازم است از تجهیزات کنفرانس ویدئویی برای ارتباط با سخنرانان راه دور و سیستم تقویت سیگنال تلفن همراه کمک گرفت.

نکاتی که باید هنگام تجهیز سالن همایش به آن توجه کنید

تهویه مطبوع سالن

یکی دیگر از مواردی که برای سالن همایش ضروری است سیستم تهویه مطبوع می باشد. این سیستم می تواند  دما و رطوبت سالن را متناسب با تعداد حاضران تنظیم کند و محیط را در زمان های شلوغی خنک کند. این دستگاه ها نباید پرسروصدا باشند تا مزاحم شرکت کنندگان نشود. همچنین لازم است طراحی و نصب فیلترهایی که برای تصفیه هوا برای حذف آلاینده ها و گرد و غبار در نظر گرفته می شوند و نیز نصب کانال های توزیع هوا و دریچه های تنظیم جریان هوا با دقت بالا صورت گیرد.

خدمات پذیرایی

یکی از بخش های مهم سالن همایش به  پذیرایی مربوط می شود که به آشپزخانه مجهز یا فضای مناسب برای سرو غذا و نوشیدنی مربوط می شود. تعداد میزهای پذیرایی باید کافی بوده و در مکان های مناسب جای بگیرند. همچنین وجود سرویس های بهداشتی تمیز و کافی و فضای استراحت که دارای مبلمان  راحت باشد برای همایش  های طولانی شرکت کنندگان لازم است.

استفاده از ویدئو پرژکتور

ایمنی و امنیت سالن همایش

در یک سالن همایش استاندارد باید از سیستم های ایمنی و امنیتی پیشرفته استفاده شود تا امکان نشان دادن واکنش در شرایط اضطراری فراهم شود. از جمله مهم ترین تجهیزات ایمنی و امنیتی، وجود سیستم اعلام و اطفای حریق خودکار، دوربین های مداربسته، سیستم کنترل تردد و درب های اضطراری است. برای ایمنی سالن همایش لازم است به استانداردهای بین المللی و قوانین محلی توجه کنید. نصب تابلوهای راهنمای خروج اضطراری در نقاط مختلف سالن و باز بودن مسیرهای خروج اضطراری هم اهمیت زیادی دارد. همچنین نصب تجهیزات سالن همایش باید به گونه ای انجام شود که برای افراد حاضر خطری به وجود نیاید . به همین دلیل برای حفظ ایمنی باید برنامه ریزی مشخصی داشته باشید تا به پرسنل آموزش داده شود در شرایط اضطراری چگونه واکنش نشان دهند.

نکاتی که باید هنگام تجهیز سالن همایش به آن توجه کنید

برای آماده  کردن تجهیزات سالن همایش و جایگذاری آن ها باید از افراد متخصص و حرفه ای کمک گرفت. اما اگر برای تجهیز این سالن به نکات زیر توجه کنید این کار راحت تر انجام می شود:

روشنایی و نورپردازی سالن آمفی تئاتر

متراژ سالن همایش

سالن همایش باید متراژ مناسب داشته باشد. معمولا طراحی و ساخت سالن های همایش در اندازه های استاندارد انجام می شود . پس باید برای تجهیز سالن ابتدا با توجه به متراژ به انتخاب امکانات مناسب بپردازید.

اگر تجهیزات کمتر از متراژ قرار گیرد ممکن است در کیفیت و حجم صدا و تصویر تاثیر منفی بگذارد و شرکت کنندگان دچار مشکل شوند. اگر هم بیش از اندازه از این تجهیزات استفاده شود صدای اضافی تولید شده و هزینه های اضافی به بار می اورد.  بنابراین برای طراحی و سفارش تجهیزات، لازم است به متراژ سالن و شرایط آکوستیک آن توجه کنید.

بودجه

هرچقدر محصولات و تجهیزاتی که در طراحی سالن های همایش استفاده می شود باکیفیت تر باشد نتیجه بهتری خواهید گرفت. بنابراین توصیه ما این است در صورت در اختیار داشتن بودجه مناسب، نمونه های برتر تجهیزات سالن همایش را در طراحی مورد استفاده قرار دهید.

بهره مندی از تجهیزات جانبی

خرید برخی از تجهیزات و امکانات صوتی، تصویری و نورپردازی جانبی به بهبود نتیجه کار کمک خواهد کرد. مثلا استفاده از بعضی لوازم جانبی صوتی سبب بهبود کیفیت پخش صدا در سالن می شود. بنابراین با خرید این لوازم جانبی به بهبود نتیجه کار بپردازید.

طراحان و سازندگان سالن های همایش

کیفیت تجهیزات

طراحان و سازندگان سالن های همایش باید به کیفیت برندهای سازنده تجهیزات سالن توجه کنند. معمولا برندهای خارجی محصولات، کیفیت  بالاتری دارند. به همین دلیل است که طراحان،  مدل های خارجی تجهیزات صوتی سالن کنفرانس، تصویری و نورپردازی را ترجیح می دهند. البته برندهای داخلی هم وجود دارند که کیفیت خوبی دارند و با برندهای خارجی رقابت می کنند. بنابراین اگر می خواهید نتیجه نهایی خوب باشد باید این تجهیزات چه ایرانی باشند چه خارجی، کیفیت بالایی داشته باشند.

سخن پایانی

برای برگزاری یک همایش حرفه ای به تجهیزات زیادی نیاز است. ما در این مطلب از سینا آرا سعی کردیم موارد مهم آن را معرفی کنیم. برای طراحی این سالن می توانید از افراد متخصص و حرفه ای مجموعه ما کمک بگیرید تا با توجه به بودجه شما بهترین سالن همایش را آماده کنند. ما حدود نیم قرن است که در زمینه تولید و فروش صندلی اداری، دکوراسیون داخلی، پارتیشن اداری و طراحی سالن های همایش و آمفی  تئاترها و … فعالیت می کنیم و هر روز در حال گسترش فعالیت هایمان هستیم. اگر برای طراحی سالن همایش به  کمک نیاز دارید ما آماده همکاری با شما هستیم. برای این منظور با کمک روش های زیر با ما ارتباط بگیرید:

دفتر فروش:

02156860032

ایمیل:

info@sinaara.com