آشنایی با هوشمند سازی دفاتر اداری

همان طور که می دانید روز به روز تقاضا برای استفاده از فناوری و داده در صنایع در حال افزایش است. به همین دلیل بسیاری از سازمان ها و شرکت ها در تلاش اند تا با هوشمند سازی، دفاتر خود را به روز نگه دارند. دفاتر هوشمند با استفاده از ابزارها و فناوری های مختلف، موجب پشتیبانی از کار کارآمد و خودکار می شوند. از جمله مهم ترین ابزارهای اداری هوشمند می توان به نرم افزار و ابزارهای سخت افزاری ویدئو کنفرانس، میز و ابزارهای تجزیه و تحلیل اداری برای بررسی استفاده از قسمت های مختلف محل کار و نرم افزار رزرو اتاق کنفرانس اشاره کرد. در ادامه با سینا آرا همراه باشید تا با هوشمند سازی دفتر کار و بررسی تجهیزات مورد نیاز برای آن آشنا شوید.

هوشمند سازی دفترکار به چه معناست؟

مفهوم دفتر کار هوشمند، موضوع بسیار مهمی است که بهتر است قبل از آشنایی با تجهیزات هوشمند سازی دفتر کار، با آن آشنا شوید. به طور کلی دفاتر هوشمند با استفاده از فناوری به تسهیل و افزایش عملکرد و همچنین بهره وری کارکنان کمک می کنند. به همین دلیل کارمندان در دفتر کار و یا از راه دور می توانند با تیم های محل کار ارتباط برقرار کنند. فناوری و تجزیه و تحلیل اینترنتی به دفاتر هوشمند این امکان را می دهد تا به ارائه بهترین خدمات به کارمندان و افزایش بهره وری آن ها کمک کنند.

آشنایی با هوشمند سازی دفاتر اداری

در بسیاری از موارد فناوری دفتر هوشمند، ابزارهای نرم افزاری و سخت افزاری برای اتاق های جلسه و همچنین ابزارهای تجزیه و تحلیل اداری که برای کسب اطلاعات در مورد نحوه استفاده از بخش های مختلف دفتر است را شامل می شود. به این ترتیب دفتر هوشمند با کمک این فناوری، منابع، داده ها و ابزارهایی را برای کارآمدتر کردن آینده محیط کار فراهم می کند.

تجهیزات هوشمند سازی دفترکار

فضاهای کاری هوشمند و اتاق جلسات هوشمند، تجهیزات اصلی هوشمند سازی دفتر کار محسوب می شوند. این فضاها کمک می کنند تا کارمندان با استفاده از فناوری هوشمند، به میزان بیشتر و کیفیت بالاتر کار کنند. در ادامه به بررسی فضای کاری هوشمند و اتاق جلسات هوشمند می پردازیم:

فضای کاری هوشمند: در فضاهای کاری هوشمند، کارکنان می توانند خارج از شرایط ملاقات رسمی به صورت فردی یا گروهی کار کنند. این فضاها که در واقع همان قسمت های مختلف دفتر هستند، کمک می کنند تا کارکنان با انتخاب محیط مورد نظر، به صورت مناسب به انجام کار یا پروژه خود بپردازند.

اتاق جلسه هوشمند: اتاق های جلسه هوشمند تجربه ای کارآمد و مؤثر را با استفاده از فناوری هوشمند برای شرکت کنندگان و غیر شرکت کنندگان ایجاد می کنند. این فناوری هوشمند برای ادغام ابزارهای سخت افزاری و نرم افزاری در فضای جلسه استفاده می شود. به این ترتیب فضاهای جلسات مجهز به تجهیزات و فناوری می شوند و به راحتی می توان جلسات را برنامه ریزی، سازماندهی و مدیریت کرد.

تجهیزات هوشمند سازی دفترکار

مزایای هوشمند سازی دفاتر

کارکنان با هوشمند سازی دفاتر می توانند از راهنماها، سنسورها، اپلیکیشن های تلفن همراه و موارد دیگر استفاده کنند و به این ترتیب کارها را در کمترین زمان ممکن انجام دهند. تکنولوژی به کار رفته در دفتر کار هوشمند در واقع آگاهی و سرعت کارمندان را افزایش می دهد و همچنین به بهبود کیفیت انجام کارها نیز کمک می کند. به همین دلیل می توان گفت هوشمند سازی دفاتر از مزایای زیادی برخوردار است. در این قسمت به بررسی برخی از مزایای هوشمند سازی دفاتر می پردازیم:

·      افزایش بهره وری

همان طور که اشاره کردیم هدف از هوشمند سازی دفاتر، بهبود عملکرد کارمندان است. از این رو واضح است عملکرد و بهره وری در دفاتری که اقدام به هوشمند سازی سیستم اداری خود کرده اند، به مراتب بیشتر از سایر دفاتر است. هوشمند سازی دفاتر اداری همچنین می تواند موجب تشویق و افزایش خلاقیت کارمندان شود و از ایجاد آشفتگی ناشی از فشار کاری جلوگیری کند.

مزایای هوشمند سازی دفاتر

·      بهبود روابط بین افراد

برقراری آسان تر ارتباط و در نتیجه آن عملکرد بهتر کسب وکار، یکی از مزایای مهم هوشمند سازی دفاتر است. با هوشمند سازی دفاتر، شرایط مناسب برای تعامل کلامی، افزایش همکاری، اشتراک گذاری فایل ها، انتشار ایده ها و … فراهم می شود. این موضوع می تواند موجب بهبود روابط بین افراد در محیط کار شود.

·      مدیریت آسان تر

در سیستم های هوشمند اداری، بخشی از وظایف مدیریت شامل بررسی ساعات کاری، شرایط محیط کار، رفت و آمد کارمندان و … به صورت اتوماسیونی سازماندهی می شوند. به همین دلیل مدیریت در مدت زمان کوتاهی می تواند به انجام این قبیل امور بپردازد. علاوه بر این سرعت مدیریت کارمندان و بررسی برنامه های کاری نیز با کمک هوشمند سازی افزایش می یابد. به طور کلی با هوشمند سازی، اغلب عملیات های تجاری به صورت سیستمی و اتوماتیک انجام می شود که به افزایش سرعت انجام کارها کمک می کند.

·      کنترل بهتر هزینه ها

مدیریت هزینه ها از مباحث مهم و اساسی در تمامی کسب و کارها است که باید با توجه به اهداف شرکت سازماندهی شود. هوشمند سازی دفتر کار می تواند در این مورد نیز مفید باشد و به کمک سنسورها و سیستم های اتوماتیک، تمامی داده های مالی و غیر مالی شرکت را ذخیره کند. ذخیره و تحلیل این قبیل اطلاعات به بهبود عملکرد پرسنل و نیز مدیریت عملکرد ساختمان کمک می کند.

محیط اداری مدرن و هوشمند

·      افزایش تعامل کارمندان

در صورتی که محیط کار مورد پسند کارمندان باشد، کارایی آن ها افزایش خواهد یافت. زیرا کارمندان بخش زیادی از وقت خود را در این محیط سپری می کنند. یکی دیگر از مزایای هوشمند سازی دفتر کار، کاهش میزان خستگی کارمندان است. هوشمند سازی به دلیل استفاده از اینترنت و تکنولوژی های جدید، خلاقیت کارمندان را نیز افزایش می دهد. امکانات ارتباطی پیشرفته موجود در دفتر کار هوشمند همچنین به افزایش تعاملات کارمندان در محیط کار کمک می کنند.

·      صرفه جویی در مصرف انرژی

بهینه سازی استفاده از سیستم روشنایی و کنترل دما از دیگر امکاناتی هستند که با هوشمند سازی دفتر کاری می توان به آن دسترسی داشت. این سیستم ها تنها در زمانی که به آن ها نیاز است، فعال هستند و به همین دلیل موجب صرفه جویی در مصرف انرژی می شوند.

امکانات مورد نیاز برای هوشمند سازی دفاتر اداری

دفتر کار هوشمند، بهینه سازی فرآیندهای کاری را با بهره گیری از تکنولوژی های نوین افزایش می دهد و به این ترتیب فضای کاری را برای کارمندان راحت تر می سازد. این دفاتر برای کنترل، مدیریت و اتوماسیون امور از ابزارها و تکنولوژی های دیجیتال استفاده می کنند. اما اجرای دفتر کار هوشمند به مجموعه ای از امکانات و تجهیزات نیاز دارد که هر یک نقشی اساسی در ایجاد محیطی کارآمد و هوشمند ایفا می کنند. این امکانات شامل موارد زیر می شوند:

امکانات مورد نیاز برای هوشمند سازی دفاتر اداری

1.    سیستم مدیریت هوشمند

سیستم مدیریت هوشمند از جمله مهم ترین زیرساخت های یک دفتر کار هوشمند محسوب می شود. این سیستم به طور کلی شامل نرم افزارها و پلتفرم هایی برای کنترل و مانیتورینگ امور مختلف است. سیستم مدیریت هوشمند می تواند تمام جنبه های محیط کاری از جمله نور، دما، امنیت و حتی زمان بندی جلسات را به صورت خودکار مدیریت کند. به عنوان نمونه هایی از این نوع سیستم می توان به نرم افزارهای مدیریت پروژه، سیستم های کنترل دسترسی و اتوماسیون جلسات اشاره کرد.

2.    تجهیزات اینترنت اشیا (IoT)

یکی از مواردی که می تواند نقش اساسی و کلیدی در ایجاد یک دفتر کار هوشمند داشته باشد، اینترنت اشیا (IoT) است. اینترنت اشیا یا در واقع تجهیزات متصل به اینترنت مانند سیستم های گرمایش و سرمایش هوشمند، چراغ های هوشمند و دستگاه های نظارت بر محیط، امکان کنترل کارمندان از طریق گوشی های هوشمند یا دستورات صوتی این تجهیزات را فراهم می کند. علاوه بر این با به کارگیری اینترنت اشیا، سنسورهای هوشمند می توانند داده ها را تحلیل و در نتیجه تجربه کاربری بهتری ایجاد کنند.

3.    شبکه ارتباطی قوی و امن

برای اجرای دفتر کار هوشمند به یک شبکه ارتباطی پایدار و با سرعت بالا مانند شبکه بی سیم (Wi-Fi) نیاز است. این شبکه که ستون فقرات ارتباطات در دفتر هوشمند به شمار می آید، از پوشش گسترده و امنیت بالا برخوردار است. همچنین برای ارائه پهنای باند بالا و کاهش تأخیر، استفاده از فناوری های مدرن مانند 5G و فیبر نوری ضروری خواهد بود.

دفتر کار هوشمند

4.    ابزارهای همکاری دیجیتال

ابزارهای همکاری دیجیتال که شامل نرم افزارهای ویدئو کنفرانس، پلتفرم های مدیریت وظایف و برنامه های پیام رسان سازمانی می شوند، برای افزایش بهره وری و تعامل بهتر کارکنان ضروری هستند. Microsoft Teams، Slackو Zoom نمونه هایی از ابزارهای همکاری دیجیتال هستند. این ابزارها موجب تسهیل همکاری و ارتباط بین کارکنان می شوند.

5.    امنیت سایبری

از آنجایی که در دفتر کار هوشمند با افزایش حجم اطلاعات دیجیتال و اتصالات مختلف مواجه هستیم، امنیت سایبری اهمیت بالایی دارد. به همین دلیل باید با استفاده از رمزنگاری داده ها، سیستم های تشخیص و جلوگیری از نفوذ (IDS/IPS) و استفاده از فایروال های پیشرفته، از حملات سایبری مختلف جلوگیری شود.

6.    سیستم های خودکارسازی

به کمک تکنولوژی های نوین از جمله ربات ها و نرم افزارهای اتوماسیون می توان فرآیندهای تکراری و زمان بر را خودکارسازی کرد و به این ترتیب بهره وری را افزایش داد. از جمله نمونه های این سیستم ها می توان به خودکارسازی پرداخت ها، سیستم های مدیریت وظایف و حتی استفاده از دستیاران مجازی برای مدیریت جلسات و یادآوری ها اشاره کرد.

تکنولوژی های نوین

7.    فضای کاری منعطف و ارگونومیک

در پایان برای تکمیل تجربه یک دفتر کار هوشمند، طراحی فضایی منعطف و ارگونومیک ضروری است تا کارمندان بتوانند با بهره وری بیشتر و در شرایط راحت تر کار کنند. ایستگاه های کاری هوشمند، میزها و صندلی های قابل تنظیم و استفاده از تجهیزات چندمنظوره می تواند به ایجاد فضای کاری منعطف و ارگونومیک کمک کند.

جمع بندی

امروزه هوشمندسازی دفترکار و ساختمان اداری هوشمند در حال گسترش است و دفاتر اداری با این کار، امکانات جدید و متنوعی را به محیط کار و کارمندان خود ارائه می دهند. دفاتر هوشمند در واقع با ابزارهایی مانند ابزارهای تحلیل اتاق کنفرانس، نرم افزار و سخت افزار همکاری بصری و … باعث ایجاد یک محیط کاری هوشمند و پویا می شوند. این محیط با تخمین بهره وری، به بهبود عملکرد شرکت و دستیابی به اهداف مشخص شده کمک می کند. شما می توانید برای دریافت مشاوره فنی در مورد هوشمند سازی دفاتر اداری با مشاوران سینا آرا در ارتباط باشید.