بازسازی فضاهای اداری

مشاهده و خرید انواع صندلی مخصوص محیط کار از سینا آرا: صندلی مدیریتی  |  صندلی کارمندی  |  صندلی کنفرانسی

بازسازی فضاهای اداری

محیط کار، جایی است که روزانه ساعت ها در آن وقت می گذرانید. اگر این محیط دلگیر، تاریک، قدیمی و ناکارآمد باشد، به  راحتی می تواند روحیه کارمندان را پایین بیاورد و حتی روی کیفیت کار و روابط با مشتریان تأثیر منفی بگذارد. به همین دلیل بازسازی ساختمان و واحدهای اداری تبدیل به یکی از نیازهای اصلی بسیاری از شرکت ها شده است. اکثر فضاهای اداری پس از چند سال فعالیت، نیازمند بازنگری و نوسازی هستند تا نه تنها ظاهر مدرن تری به خود بگیرند، بلکه به شکل بهینه تری پاسخگوی نیاز کارکنان و مراجعه کنندگان باشند. در ادامه به صورت کامل، مراحل بازسازی ساختمان های اداری را برای تان بررسی می کنیم.

منظور از بازسازی ساختمان و واحدهای اداری چیست؟

بازسازی ساختمان اداری به مجموعه ای از اقدامات برای بهبود کارایی، زیبایی، ایمنی و استانداردسازی فضای اداری گفته می شود. این اقدامات می تواند از ساده ترین مراحل مثل تعویض رنگ دیوارها یا کف  پوش ها آغاز شده و تا پروژه های سنگین مانند جابه جایی دیوارها، نوسازی کامل تأسیسات، عایق  کاری و حتی بازطراحی پلان معماری ادامه پیدا کند. در بازسازی واحدهای اداری معمولاً هدف، ارتقاء بهره وری، ارتقاء تجربه کاربری، زیباسازی محیط و پاسخ به نیازهای جدید شرکت هاست.

اهمیت بازسازی واحدهای اداری

بازسازی فضاهای کاری، یکی از بهترین سرمایه  گذاری هایی بوده که شرکت ها می توانند انجام دهند. بازسازی واحدهای اداری نه  تنها به زیبایی محیط کمک می کند، بلکه تحولی بزرگ در فرآیندهای کاری، ساختار درون  سازمانی و تصویر بیرونی شرکت نیز ایجاد خواهد کرد. در واقع بازسازی می تواند اقدامی مهم برای رشد، تحول و بهبود عملکرد کسب وکارها باشد. در ادامه، اهمیت بازسازی در زمینه های مختلف را برای تان ذکر کرده ایم.

افزایش بهره وری کارکنان

یکی از مهم ترین مزایای بازسازی فضاهای اداری، افزایش بهره وری و کارایی کارکنان است. محیط کاری تاثیر مستقیمی بر روحیه، تمرکز و سلامت روانی کارکنان دارد. فضایی روشن، دارای تهویه مناسب، دمای کنترل  شده، نور کافی، سکوت نسبی و چیدمان ارگونومیک به شکل قابل توجهی موجب افزایش رضایت و تمرکز افراد می شود.

طراحی اصولی فضای اداری، با استفاده از رنگ های آرامش بخش، مبلمان و صندلی های اداری راحت، مسیرهای حرکت مناسب و تفکیک فضایی عالی، باعث می شود کارکنان زمان کمتری را برای فعالیت های جانبی صرف کنند و انرژی شان صرف امور اصلی کاری شود. علاوه بر این، محیطی نو و به روز حس انگیزه را در تیم کاری تقویت می کند.

ارتقاء هویت برند

وقتی مشتری، ارباب  رجوع یا همکار تجاری برای اولین بار وارد محیط شرکت می شود، قبل از هر چیزی با فضای فیزیکی دفتر مواجه می شود. اگر طراحی داخلی مدرن، سازمان  یافته، زیبا و حرفه ای باشد، حس اعتماد، ثبات و قدرت برند به مخاطب منتقل خواهد شد. اما و اگر فضای کاری فرسوده و بی نظم باشد، برداشت اولیه مشتری ممکن است منفی باشد.

بازسازی، فرصتی است تا ظاهر فیزیکی شرکت را با ارزش های برند همسو کنید. انتخاب رنگ ها، متریال ها، دکوراسیون، تابلوها، نورپردازی و حتی چیدمان فضا باید بازتابی از شخصیت برند شما باشد. مثلاً برندهای خلاق می توانند طراحی های آزاد و پرنور داشته باشند، در حالی  که برندهای رسمی تر مانند مؤسسات مالی ممکن است به طراحی های کلاسیک تر و رنگ های خنثی تمایل داشته باشند. این هماهنگی ظاهری، تجربه کاربری و اعتماد مشتریان را به  طور چشمگیری افزایش می دهد.

کاهش هزینه های بلندمدت

شاید بازسازی در نگاه اول هزینه بر به نظر برسد، اما واقعیت این است که یک بازسازی اصولی، می تواند جلوی بسیاری از هزینه های پیش  بینی  نشده آینده را بگیرد. به  عنوان مثال، تعویض سیستم های تهویه یا برقی قدیمی با تجهیزات جدید، باعث کاهش مصرف انرژی و در نتیجه کاهش هزینه قبوض برق و گاز می شود. کف پوش و رنگ باکیفیت و مقاوم نیز، نیاز به نگهداری و تعمیرات مداوم را از بین می برد.

از طرف دیگر، رسیدگی به مسائل ساختاری مثل نم دادن دیوار، پوسیدگی لوله ها، ترک سقف یا کف ناهموار در همان مرحله بازسازی باعث می شود بعداً با بحران های جدی و هزینه های چندبرابری مواجه نشوید. همچنین طراحی های هوشمندانه و قابل توسعه، امکان تغییرات آتی را ساده تر و کم هزینه تر می کند. در نتیجه، بازسازی نه  تنها هزینه نیست، بلکه یک سرمایه  گذاری بلندمدت در جهت کاهش ریسک های آینده است.

پاسخ به نیازهای جدید

کسب وکارهای اداری اغلب پویا هستند و با گذشت زمان دچار تغییراتی همچون افزایش یا کاهش تعداد پرسنل، ایجاد بخش های جدید، نیاز به اتاق جلسه، استودیو تولید محتوا، فضای مشترک، فضای کار تیمی یا تغییر الگوی کاری مثل دورکاری می شوند. فضای فیزیکی سازمان هم باید انعکاسی از این تغییرات باشد. بدون بازسازی، پاسخ به این نیازها با چالش روبه رو می شود.

با طراحی جدید می توان فضای بلااستفاده را احیا کرد، فضاهای کاربردی اضافه کرد و محیط کار را با ساختار نوین سازمان منطبق ساخت. مثلاً اگر سازمانی به  سمت کار تیمی و مشارکتی حرکت می کند، ایجاد میزهای اداری گروهی و فضای باز به  جای اتاق های انفرادی ضروری است. یا در شرایط پس از همه  گیری کرونا، بسیاری از شرکت ها نیاز به طراحی فضاهای نیمه  خصوصی، تهویه قوی تر و مسیرهای رفت وآمد منطقی تری پیدا کرده اند.

افزایش ایمنی و رعایت استانداردها

یکی از اصلی ترین اهداف بازسازی ساختمان های اداری، ارتقاء سطح ایمنی کارکنان و مراجعه  کنندگان است. بسیاری از ساختمان های قدیمی دارای مشکلات زیرساختی نظیر سیم کشی غیراستاندارد، سیستم اطفای حریق ناکارآمد، کف پوش های لغزنده یا دیوارهای فرسوده هستند؛ همین می تواند خطرات جدی برای سلامتی افراد ایجاد کند. بازسازی، فرصتی برای به روزرسانی و ایمن سازی این بخش هاست.

در کنار ایمنی، رعایت استانداردهای فنی، مهندسی و بهداشتی نیز در بازسازی مد نظر قرار می گیرد. نصب تجهیزات اطفای حریق، خروج اضطراری، تهویه مناسب، نور کافی، دسترسی برای افراد کم توان و طراحی ارگونومیک فضای کار از جمله مواردی هستند که در بازسازی حرفه ای لحاظ می شوند. این موضوع نه  تنها از بروز خطرات جانی جلوگیری می کند، بلکه رعایت الزامات قانونی و بیمه ای را نیز تضمین خواهد کرد.

بهترین زمان برای بازسازی ساختمان اداری

بهترین زمان برای بازسازی ساختمان اداری

یکی از مهم ترین دغدغه های مدیران سازمان ها هنگام تصمیم گیری برای بازسازی واحدهای اداری، انتخاب زمان مناسب برای شروع این فرآیند است. اگر زمان بندی درستی برای بازسازی انتخاب نشود، ممکن است فعالیت های شرکت با اختلال مواجه شود، کارکنان دچار نارضایتی شوند، یا حتی پروژه با تأخیر و هزینه بیشتر روبه رو گردد. بنابراین انتخاب زمان مناسب، یک عامل مهم برای موفقیت در بازسازی به شمار می آید. در این بخش از مطلب، چند فاکتور مهم برای تعیین بهترین زمان بازسازی را بررسی می کنیم.

تعطیلی های رسمی و فصلی شرکت

بهترین زمان برای بازسازی معمولاً زمانی است که سازمان در حال فعالیت نیست یا حجم کاری به پایین ترین حد ممکن می رسد. به طور مثال؛ تعطیلات نوروز، فرصتی عالی برای شروع عملیات بازسازی در ایران است. برخی شرکت ها در تابستان به دلیل کاهش حجم پروژه ها و سفر کارکنان، شرایط مناسب تری برای بازسازی دارند. در تعطیلات میان  دوره ای آموزشی یا پایان سال مالی، نیز ممکن است بخش هایی از سازمان غیرفعال شوند و این فرصت برای بازسازی فراهم شود.

در زمان نقل مکان به ساختمان جدید

اگر شرکت قصد دارد به فضای اداری جدیدی نقل مکان کند، بازسازی و آماده سازی آن مکان پیش از انتقال کامل کارکنان، بهترین حالت ممکن است. در این حالت هیچ  گونه اختلالی در روند فعالیت های جاری شرکت ایجاد نمی شود و می توان با خیال راحت، تمام عملیات اجرایی را با دقت و کیفیت بالا انجام داد.

بازسازی مرحله ای در خارج از ساعات کاری

در برخی شرایط، امکان تعطیلی کامل شرکت وجود ندارد. در چنین مواقعی، می توان بازسازی را به  صورت مرحله ای و بخش  بخش انجام داد. مثلاً ابتدا سالن جلسات، سپس بخش مالی، بعد فضای مشترک و به همین ترتیب. همچنین می توان کارهای اجرایی را در ساعات غیرکاری (شب ها یا آخر هفته ها) برنامه ریزی کرد تا مزاحمتی برای کارکنان به وجود نیاید.

قبل از توسعه کسب وکار یا استخدام نیروهای جدید

اگر شرکت شما در آستانه گسترش فعالیت، جذب نیروهای تازه یا تغییر ساختار سازمانی است، زمان مناسبی برای بازسازی به شمار می رود. با این کار، می توان فضای فیزیکی را با نیازهای جدید تطبیق داد؛ مثلاً افزودن ایستگاه های کاری بیشتر، ایجاد اتاق مدیریت جدید، طراحی فضای باز برای تیم های کاری یا ایجاد فضای مخصوص جلسات.

با در نظر گرفتن شرایط آب وهوایی

اگر بخشی از عملیات بازسازی شامل فعالیت های خارجی یا حساس به رطوبت باشد (مانند نماکاری، ایزوگام، تعویض پنجره ها یا تأسیسات تهویه)، باید فصل های خشک و معتدل مانند بهار یا اوایل پاییز را برای شروع پروژه انتخاب کرد. انجام بازسازی در فصول بارانی یا سرد ممکن است کیفیت کار را پایین آورده و سرعت اجرا را کاهش دهد.

مراحل بازسازی ساختمان و واحدهای اداری

مراحل بازسازی ساختمان و واحدهای اداری

بازسازی حرفه ای نیازمند رعایت مراحل مشخص و استاندارد است. ابتدا باید ساختمان مورد بررسی فنی و مهندسی قرار بگیرد. مشکلات ساختاری، خرابی ها، فرسودگی تأسیسات، نوع متریال فعلی، نورگیری فضاها، دسترسی ها، سیرکولاسیون داخلی و نیاز به تغییر در پلان مورد ارزیابی قرار می گیرد. در مرحله بعد نوبت به نیازسنجی دقیق می رسد.

در این مرحله با مدیران و حتی کارکنان مصاحبه هایی انجام می شود تا نیازهای واقعی سازمان شناسایی شود. مثلاً چند اتاق جلسات نیاز دارند؟ آیا فضای باز کار مد نظر است یا اتاق های خصوصی؟ آیا نیاز به اتاق استراحت یا فضای تفریح هست؟ این نیازسنجی اساس طراحی خواهد بود. پس از نیازسنجی، نوبت به طراحی پلان جدید است. مهندسان معمار و طراحان داخلی با کمک نرم افزارهای تخصصی، نقشه هایی شامل پلان فضا، سیستم روشنایی، تأسیسات برقی و مکانیکی، پارتیشن بندی و انتخاب متریال ارائه می کنند.

معمولاً طراحی سه بعدی (رندر) نیز تهیه می شود تا نتیجه نهایی برای کارفرما ملموس تر باشد. سپس بر اساس طراحی انجام  شده، هزینه اجرای پروژه و زمان تقریبی تحویل برآورد می شود. این اطلاعات باید شفاف، واقع  بینانه و با درج جزئیات تهیه شود. پیمانکار موظف است در این برآورد کلیه هزینه های مصالح، حمل ونقل، نیروی انسانی، ابزار، تجهیزات و خدمات جانبی را لحاظ کند.

در صورتی که بخش هایی از ساختمان نیاز به حذف داشته باشند مثلاً دیوارهای داخلی یا کف پوش های قدیمی، تخریب و خاکبرداری آغاز می شود. همزمان عملیات عایق  کاری، تقویت سازه ای و زیرسازی کف و دیوار هم انجام می گیرد. بعد از انجام این اقدامات؛ باید کار اجرای تأسیسات مکانیکی و برقی را انجام داد. در این مرحله لوله کشی جدید، سیم کشی برق، نصب سیستم سرمایش و گرمایش، روشنایی، آنتن مرکزی، تلفن داخلی، دیتا و دیگر زیرساخت های لازم اجرا می شود. تمام این سیستم ها باید طبق نقشه های مصوب اجرا شوند.

کف پوش، دیوارپوش، سقف کاذب، رنگ آمیزی، نصب درب و پنجره، کابینت، کمدها، نورپردازی، اکسسوری ها، شیشه ها و پارتیشن ها در مرحله نازک  کاری، رنگ و نصب متریال های نهایی انجام می شود. کیفیت اجرا در این بخش بسیار مهم بوده، زیرا بیشترین جلوه ظاهری از همین عناصر حاصل می شود. در انتهای پروژه، مرحله بازبینی آغاز می شود. تمام بخش ها بررسی می شوند، ایرادات احتمالی رفع می گردد و پروژه به صورت رسمی به کارفرما تحویل داده خواهد شد.

تعمیر و اصلاح ساختار ساختمان اداری

بسیاری از ساختمان های قدیمی با مشکلات ساختاری دست و پنجه نرم می کنند. اگر قبل از زیباسازی، این مسائل حل نشوند، هزینه ها بی نتیجه خواهد بود. مهم ترین اقدامات در این مرحله شامل موارد ذکر شده در زیر می شود.

• تقویت دیوارها و ستون ها
• اصلاح شیب بندی و زه کشی کف ها
• تعویض لوله های پوسیده و ناایمن
• نصب سیستم های تخلیه اضطراری
• تقویت سقف های فرسوده یا دارای نشتی

بازسازی نمای ساختمان

نمای بیرونی ساختمان نقش مهمی در اولین برداشت افراد دارد. بازسازی نما شامل مواردی همچون؛ شست وشوی نمای کثیف و دود گرفته، تعویض سنگ یا سرامیک های آسیب دیده، نورپردازی هوشمند بیرونی، نصب تابلوهای مدرن و خوانا، اجرای عایق رطوبتی یا حرارتی روی نما می شود. هر کدام از این کارها نیازمند مهارت خاصی هستند و برای اجرای بهتر، باید به دست اشخاص متخصص سپرده شوند.

بازسازی کف و دیوارها

کف پوش های فرسوده، سر و صدادار یا خراشیده باید با متریال های مقاوم جایگزین شوند. بهترین گزینه ها؛ کف پوش PVC اداری (مقرون به صرفه و ضد رطوبت)، لمینت (زیبا و بادوام) و موکت تایلی (کاهش نویز و قابل تعویض تکی) هستند. برای دیوارها نیز رنگ آمیزی با رنگ های قابل شست وشو، نصب دیوارپوش ام دی اف، آکوستیک سازی یا اجرای وال پیپر با رنگ ملایم پیشنهاد می شود.

استفاده از پارتیشن در بازسازی ساختمان های اداری

استفاده از پارتیشن در بازسازی ساختمان های اداری

پارتیشن اداری ابزار مناسبی برای مدیریت بهتر فضا هستند. انواع پارتیشن ها شامل پارتیشن شیشه ای، ام دی اف یا چوبی و آلومینیومی با پوشش طرح دارد می شود. پارتیشن شیشه ای، نور را عبور داده و فضای کاری را بزرگ تر نشان می دهند. MDF یا چوبی عایق صدا و مناسب برای فضاهای رسمی تر هستند. نوع آلومینیومی با پوشش طرح دار هم وزن سبکی دارند و در برابر رطوبت مقاومت عالی از خود نشان می دهند. به طور کلی؛ پارتیشن بندی انعطاف پذیری بالایی دارد و می توان فضا را متناسب با نیازهای در حال تغییر سازمان مدیریت کرد.

انتخاب میز و صندلی های اداری مناسب

پس از پایان مراحل بازسازی فضاهای اداری، انتخاب مبلمان مناسب به ویژه میز و صندلی؛ تأثیر مستقیمی بر کارایی، سلامت فیزیکی و روحیه کارکنان خواهد داشت. میز و صندلی اداری باید با طراحی و رنگ بندی فضای داخلی هماهنگ باشند و از نظر ارگونومی، کیفیت ساخت و نوع کاربرد، دقیق و هوشمندانه انتخاب شوند. اگر صندلی شما ارگونومیک نباشد، خیلی زود مشکلاتی مانند کمردرد، گردن  درد، خستگی زودرس یا حتی عوارض جدی ستون فقرات سراغ تان می آید.

یک صندلی استاندارد و حرفه ای باید ویژگی های همچون قابلیت تنظیم ارتفاع، پشتی طبی، جنس پارچه یا روکش تنفسی، چرخ  و پایه روان و مستحکم، دسته های قابل تنظیم و مکانیزم قفل زاویه ای برای تغییر حالت نشستن در طول روز را داشته باشد. شما می توانید در فروشگاه اینترنتی سینا آرا، صندلی های اداری را با تمام این ویژگی ها برای خود خریداری نمایید. کارشناسان این سایت معتبر بر اساس نیازتان، متراژ محیط، نوع کاربری و بودجه، بهترین پیشنهاد را ارائه می دهند.

اشتباهات رایج در بازسازی فضاهای اداری

از جمله مهم ترین اشتباهات در بازسازی فضاهای اداری؛ می توان به استفاده از پیمانکاران غیرمتخصص بدون نمونه کار معتبر، طراحی بدون نیازسنجی واقعی از کارکنان و بخش های مختلف، عدم رعایت قوانین نظام  مهندسی یا اخذ مجوزهای لازم، هزینه  کرد بیشتر در ظاهر و بی توجهی به زیرساخت ها، نادیده گرفتن سیستم های سرمایش، تهویه و نورپردازی، خرید تجهیزات بی کیفیت و نامرغوب اشاره کرد. برای کاهش هزینه های بازسازی؛ سعی کنید بازسازی مرحله ای و برنامه  ریزی شده ای داشته باشید و از متریال های داخلی با کیفیت مناسب استفاده کنید.